バンブルビー通信

独学で英語を習得した勉強法を書いています ときどきドイツ語

新規業務を教える時は、自分でマニュアルを作ってもらうと捗るかもしれない


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photo by peterme

今年の4月から僕が主担当として業務移管を進めてきたプロジェクトがありましたが、それのトライアル期間が終わり、ようやく正式に契約が結ばれました。

 

多い時には1人でパソコンを2台使い、12時間くらいずっと作業を行うというようなことがありましたが、契約が結ばれたことで新規の従業員が採用されました。その新しい従業員に対し、僕が教育担当として業務を教えることになったわけです。

 

その際、リーダーから僕の好きなように教えていいと言われていたので、今回はマニュアルをあえて渡さず、自分で作ってもらうという方式で教えてみました。

最初だからこそじっくりと消化しながら覚えてもらう

今回教える業務は、ほぼ99%を僕が担当していたので、企業としてはあまりいい状態ではありませんでした。僕が病気になって欠勤した時のために部署内のメンバーにも教えていましたが、99%は僕が対応していたので、細かいところは伝え切れていませんでした。

 

メンバーに教えた時は僕がマニュアルを作り、基礎的なことを教えていましたが、マニュアルを渡してしまうとメモを取る機会が減り、結果として業務をなかなかおぼえてもらえませんでした。そこで、今回はあえてマニュアルを渡さず、時間をかけてでもいいから自分でメモを取ってもらいました。

 

最初に教えたのは通常であれば5分で終わる作業ですが、それをメモを取ってもらいながら説明し、1時間くらいかけて教えました。その後、自分でメモを基にして簡易的なマニュアルを作ってもらい、今度はそれを見ながら作業をしてもらいます。

 

2度目の作業は自分でマニュアルを作っているので、かなり記憶の定着率もよく、1回目の説明で分からなかったことや気が付かなかったことをメモしてもらい、それを消化してから3回目の作業を行ってもらうという方法で教えました。

 

その結果、2日目からは教えた作業はほぼしっかりとこなすようになり、3日目には戦力としてかなりの作業を処理してもらうことができました。このように、新しい知識が入ったばかりで混乱した頭で作業を繰り返させるよりも、一旦消化をさせてから作業をさせることの方が効率がいいんだと改めて実感しました。

 

この方法は余裕があったからできたこと

今回、新規で入ってきた従業員というのはリプレースメントではなく、拡大だったので、このようにゆっくりとした教え方ができました。

 

僕自身は入った当初、新しいことを教えてもらって作業を行い、手が空いたら書類整理のような単純作業をしていました。僕が入った時はすでに人が異動でいなくなった後だったので、とにかく業務を回すということが先決で余裕がなかったんですよね。

 

今回は余裕があったからこそ、最初にしっかりと時間をかけて覚えてもらい、結果として速く戦力になってもらうことができたと思います。普通に考えれば、新しい人に自分でマニュアルを作らせるということは非効率で、雑務をやらせた方がいいと思うかもしれませんが、僕はこの方法で教えてよかったと思います。

 

業務のみならず、新しい知識にも活用できるかも

新しいことを勉強する時は、とにかく書いてあるものを暗記しようとするのではなく、自分のためのマニュアルを作るという方法もいいのかもしれないと思いました。最初は効率が悪いかもしれませんが、結果として覚えるのは速くなるんじゃないかと思います。

 

今、ちょうど新規でドイツ語を勉強していますが、なかなか文法が難しくて覚えられないんですよね。自分でマニュアルを作るという方法で、勉強してみるのもいいのかもしれないなと。

 

ドイツ語検定5級の感想と試験対策に使った教材とアプリ他 - バンブルビー通信

 

まずは先日受けたドイツ語検定5級の内容をしっかりと定着させ、次のステップに進みたいと思います。

 

それでは、また。